Welkom

Wij vinden de privacy van jouw persoonsgegevens belangrijk! Daarom volgen wij de regels die hiervoor van toepassing zijn¹. In dit document willen wij duidelijk en transparant weergeven hoe wij je persoonsgegevens verwerken.

de algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG ook wel bekend als de GDPR-verordening) in voege per 25 mei 2018 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

 Wat is dat nu juist : persoonsgegevens verwerken ?

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je iemand kan identificeren : naam en voornaam, adres, telefoonnummer, doorsturen, verspreiden, wissen,....

Onder verwerken valt zowat elke handeling met deze gegevens : verzamelen, opslaan, raadplegen, doorsturen, verspreiden, wissen,...

Wij verwerken in onze vereniging dus een aantal persoonsgegevens.  Dat doen wij niet zomaar.  Wij gebruiken ze voor de goede werking en uitbouw van onze vereniging.

Hoe kan je ons contacteren ?

Heb je vragen of opmerkingen bi het lezen van dit document ? Neem dan gerust contact op met ons of vul het contactformulier in op onze website.

Deze privacyverklaring wordt regelmatig bijgewerkt.  Je kan de laatste versie steeds hier raadplegen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij, wat is hiervoor de rechtsgrond en hoe gaan we ermee om ?

Wij verwerken van volgende personen de persoonsgegevens :

• Bestuursleden
• Leden/Spelers (+ 18j)
• Regisseurs en andere externe medewerkers
• Sponsors
• Deelnemers aan onze activiteiten
• Bestemmelingen nieuwsbrief
• Minderjarige leden/spelers

Waar bewaren wij onze persoonsgegevens ?

• identiteitsgegevens, contactgegevens en digitale foto's/films bewaren wij op een harddisk op het secretariaat alsook op de server waar de website wordt gehost (one.com)
• analoge foto's, videobanden, dvd's bewaren in het archief van VZW Toneelkring Voor Outer en Heerd (secretariaat)

Welke rechtsgrond kunnen wij inroepen om deze gegevens te verwerken ?

Volgens de wet mogen wij persoonsgegevens enkel verwerken indien hiervoor een rechtsgrond bestaat.  Voor de verwerking van de persoonsgegevens baseert VZW Toneelkring voor Outer en Heerd zich op de volgende rechtsgronden

1. Rechtsgrond = "wettelijke verplichting" : wij verwerken persoonsgegevens om onze wettelijke verplichtingen na te komen.
   
   Bestuursleden : wij hebben persoonsgegevens nodig om de verplichtingen, opgelegd door de VZW-wet, na te leven.
2. Rechtsgrond = "uitvoering van een overeenkomst" : wij verwerken persoonsgegevens om onze contractuele verplichtingen na te komen.  Met heel wat personen heeft de vereniging immers een soort "overeenkomst".
   1. Leden : wie zich engageert sluit impliciet een "overenkomst" af met de VZW VOEH.  VZW VOEH informeert de leden over de werking en de activiteiten van de vereniging en sluit een verzekering voor hen af bij de VZW Opendoek.
   2. Regisseurs : bij het opstarten van de samenwerking sluit VZW VOEH een "overeenkomst" af met de regisseur of de externe medewerker(s).  Die overeenkomst bepaalt oa het repetitieschema en de financiële afspraken.
   3. Deelnemers aan onze activiteiten : bedoeld worden bijvoorbeeld zij die deelnemen aan de activiteiten en zij die onze voorstellingen bijwonen.  Door hun inschrijving en/of het betalen van een toegangsticket ontstaat er een "overeenkomst" met VZW VOEH, die hen toegang geeft tot de activiteit.
   4. Sponsors : ook sponsors sluiten een "overeenkomst" af met de VZW VOEH.  In ruil voor hun financiële bijdrage krijgen zij zichtbaarheid in onze programmabrochures, op onze website en op onze digitale schermen of projectie in de theaterzaal.
3. Rechtsgrond = "toestemming" : wij verwerken persoonsgegevens nadat de persoon hiermee heeft ingestemd.
   1. Bestemmelingen nieuwsbrief : iedereen kan zich via onze website inschrijven op onze nieuwsbrief.  Wij maken dan gebruik van het emailadres van de betrokkene om de nieuwsbrief te versturen.  Hiervoor vragen wij de toestemming.

Hoelang bewaren wij deze persoonsgegevens ?

• wij bewaren de contactgegevens tot maximum 5 jaar na het einde van de realisatie met de betrokken persoon.
• beeldmateriaal (foto's, video) + naam/voornaam worden in principe voor onbepaalde duur bewaard.  Deze gegevens zullen wel enkel worden gebruikt (gearchiveerd) om de historiek van de vereniging te schrijven.

 Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens ?

Enkel bestuursleden hebben toegang tot de persoonsgegevens.  Alle bestuursleden verbinden er zich uitdrukkelijk toe om zeer zorgvuldig om te gaan met deze persoonsgegevens.

Voor welk doel gebruiken wij deze persoonsgegevens ?

Persoonsgegevens worden gebruikt voor volgende doeluiteinden :

• naleving wettelijke verplichtingen (publicatie statuten, uitnodiging Algemene Vergadering, verplichten in het kader van de VZW-wetgeving)
• ledenadministratie
• ledenverzekering
• communicatie met de leden, ouders van minderjarige leden, deelnemers van de activiteiten en regisseurs en externe medewerkers, sponsors en bestemmelingen van onze nieuwsbrief.
• archief, historiek van de VZW VOEH (foto's, video's)

Persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor bovenvermelde doeleinden en worden nooit doorgegeven aan derde partijen (sponsors, leveranciers, politieke partijen, andere verenigingen, enz)

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd ?

• persoonsgegevens (inclusief digitale foto's en video's) worden bewaard op het secretariaat en deels op een beveiligde server
• analoge foto's worden bewaard in het secretariaat

Wat zijn uw rechten ?

Je hebt ten alle tijde recht op inzage van jouw persoonsgegevens en je kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze in principe laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.

Bovendien heb je het recht om een kopie van je persoonsgegevens te bekomen of om de overdracht te vragen van de persoonsgegevens aan een derde partij.

 Hoe wordt omgegaan met beeldmateriaal ?

VZW VOEH spring zorgvuldig om met foto's en video's.

Wanneer VZW VOEH foto's en video's maakt tijdens een van onze voorstellingen kunnen deze worden gebruikt....

• voor onze facebook-pagina
• op onze website www.toneel-alveringem.be
• voor brochures/boekjes waarin de geschiedenis van de vereniging wordt beschreven ;
• voor promodoeleinden of publicaties in de regionale pers

Foto's en video's gemaakt tijdens andere activiteiten kunnen worden gepubliceerd mits toestemming van de betrokkenen.  Deze toestemming kan impliciet (door te poseren voor een foto) of expliciet (door het ondertekenen van een verklaring of door in te schrijven voor een van onze activiteiten) zijn.

Voor foto's of video's van een groep mensen of toevallige voorbijgangers wordt geen toestemming gevraagd.  Iedereen die een probleem heeft met het maken of gebruik van een foto kan eenvoudig contact opnemen met de vereniging.

Waar kan je terecht met klachten ?

Je mag onze vereniging bij klachten altijd contacteren.  De contactgegevens kan je terugvinden op onze site.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be - Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. )